Зовнішня кореспонденція

Управління зовнішньою кореспонденцією організації забезпечує бізнес-додаток "Канцелярія".
Додаток «Канцелярія» виконує як систематизацію і зберігання документів у створенні, а й автоматизує процес обробки вхідних і вихідних документів з наступним контролем виконання документа.

Додаток "Канцелярія" дозволяє:

• реєструвати вхідні документи;
• реєструвати вихідні документи;
• вести реєстр документів;
• надавати реєстраційні дані згідно з прийнятою номенклатурою;
• застосовувати штрих-кодування;
• швидко знаходити документи, у тому числі за штрих-кодом;
• видавати та контролювати резолюції щодо документів;
• відображати інформацію у різних зручних уявленнях: по вхідним, по вихідним, за виглядом, за періодом, на реєстрації, чернетки, у справі, резолюції у роботі та інших.

Можливості додатку "Канцелярія":

• єдиний журнал зовнішньої кореспонденції для всієї організації;
• гнучке розмежування доступу до інформації;
• автоматичне заповнення картки документа;
• гнучка реєстрація всіх типів документів, з автоматичним присвоєнням реєстраційного номера або штрих-коду (QR-коду);
• наскрізна реєстрація документів кількома відділами документаційного забезпечення (канцелярія/загальний відділ);
• створення, надсилання та контроль резолюцій;
• графічне відображення процесу пересування документа за допомогою системи умовних позначень BPMN 2.0
• постановка документів на контроль та моніторинг контрольних дат;
• гнучка сортування документів та відображення інформації в необхідних розрізах;
• архівне зберігання зовнішньої кореспонденції з розмежуванням доступу згідно з посадовими інструкціями;
• інтеграція з корпоративною електронною поштою та сторонніми поштовими сервісами

Результати використання додатку "Канцелярія":

• єдиний простір для роботи із зовнішньою кореспонденцією;
• ефективна колективна робота всіх відділів та філій, без прив'язки до місця їх перебування;
• документи не губляться;
• інформація доступна з будь-якої точки та на будь-якому пристрої;
• співробітники можуть працювати лише з тими документами, доступ до яких регламентований посадовими інструкціями;
• спрощення рутинних процесів первинної обробки документів;
• оперативний пошук та доступ до історії створення, обробки документа;
• миттєве розсилання документів на ознайомлення, розгляд, виконання та швидке отримання зворотного зв'язку;
• автоматизований контроль за виконанням документів;
• просте управління великими архівами інформації;
• підвищення продуктивності працівників, які беруть участь у процесах створення, обробки та зберігання документів.
• швидке залучення нового співробітника до робочого процесу в компанії.
• груповий доступ до інформації.