Выбор системы электронного документооборота является ответственным и важным моментом в процессе развития предприятия. Как сделать правильный выбор?
В сегодняшнем посте мы упомянем лишь несколько из важнейших аспектов при выборе системы электронного документооборота.
Необходимо внимательно и взвешенно оценивать системы СЭД по ряду ключевых факторов.
Не будем скромничать и будем указывать на отличительные черты платформы XPages Dynamic.
Поговорим о трех важных моментах при выборе системы автоматизации документооборота: гибкости, стоимости владения и безопасности.
О гибкости
Уже при первом рассмотрении представленных на рынке систем электронного документооборота, определите то, каким образом в вашей организации циркулируют бумажные документы, какие процессы существуют, какие процессы самые важные.
Обычно, к моменту рассмотрения существующих систем электронного документооборота, процессы в успешных компаниях уже сформированы годами и существуют в тесном взаимодействии с законодательной и другой регулятивной базой. В таких случаях изменять эти процессы нельзя, так как они складывались в существующих реалиях деятельности организации и отточены годами. Таким образом, в организации существуют присущие только ей специфические процессы, которые необходимо автоматизировать. Система электронного документооборота должна быть настроена под такие нетиповые задачи, то есть она должна быть гибкой!
Чем большей гибкостью обладает система автоматизации процессов, тем дешевле и быстрее она будет настроена под бизнес-процессы предприятия на этапе внедрения, и в будущем ее будет легче настроить под возникающие задачи компании.
С самого начала разработки платформы XPages Dynamic, наши специалисты определили важнейшую черту XPD – гибкость и простоту настройки!
Именно отсутствие гибкости при автоматизации бизнес-процессов приводит к многократному увеличению стоимости внедрения и совокупной стоимости владения системой. Поэтому, общаясь с клиентами, наша команда разработки XPD определила главную цель – сделать платформу XPages Dynamic максимально гибкой и простой в использовании. Клиенты системы электронного документооборота XPD могут вносить изменения в процессы прямо «на ходу», не останавливая работу системы в целом.
Чем более гибкой является система, тем большими возможностями будет обладать ваше предприятие для повышения эффективности.
О совокупной стоимости владения системой
Теперь предлагаем уделить внимание второму важному моменту – совокупной стоимости владения системой.
Что это такое и почему это очень важно?
Стоит понимать, что система электронного документооборота является не просто покупкой, ведь это важная инвестиция в развитие предприятия. Качественная система с правильно настроенным функционалом окупится в кратчайшие сроки, а эффективность работы компании будет только расти.
При рассмотрении систем электронного документооборота необходимо обращать внимание не только лишь на стоимость лицензий и услуг ее внедрения, необходимо учитывать совокупную стоимость владения системой.
Совокупная стоимость владения системой (TCO – Total cost of ownership) складывается из прямых и косвенных затрат, которые несет владелец за период владения системой. Все затраты на владение СЭД можно разделить на три основных периода: внедрение системы в эксплуатацию, адаптация системы под задачи заказчика и последующее обслуживание системы.
При выборе системы электронного документооборота внимательно изучайте и «прикидывайте» совокупную стоимость владения. После успешного внедрения и уже при использовании на предприятии системы электронного документооборота самыми затратными и вместе с тем самыми непредвиденными затратами оказывается необходимость доработки с целью автоматизации новых бизнес-процессов предприятия. Обычно в ИТ-системах, такие доработки влекут большие временные и материальные затраты, и зачастую приостанавливают важные процессы компании.
В платформе XPages Dynamic все сделано для того, чтобы обеспечить максимальную простоту и увеличить скорость доработок системы в случае необходимости. Это позволяет минимизировать стоимость владения системой и всевозможные временные затраты.
О надежности, безопасности и стабильности
Платформа XPages Dynamic построена на технологиях IBM. В качестве серверного программного обеспечения применяется IBM Domino либо IBM XWork Server.
Ни для кого не секрет, что продукты корпорации IBM всегда славились своей надежностью и обеспечением всесторонней безопасности хранения данных.
Можно долго описывать особенности программных разработок корпорации IBM, их стабильность и надежность, но об этом мы напишем в одном из следующих материалов.
Сейчас лишь скажем, что платформа XPages Dynamic (XPD) разработана на технологиях IBM и вобрала в себя комплекс наработок и удачных решений с целью обеспечения безопасности корпоративных данных.
В системе электронного документооборота XPD существует возможность настройки прав доступа для соответствующих специалистов.
Обеспечивается прозрачность движения документов и контроль исполнительской дисциплины.
Проводится резервное копирование данных с целью их надежного хранения. При правильной настройке, резервные копию информации можно сохранить даже в случае физического повреждения основного сервера.
И помните, система предназначена для повседневной работы вас и ваших сотрудников, поэтому она должна быть выгодна всем. Если вы найдете такую СЭД, которая сможет упростить работу рядовым сотрудникам, будьте уверены, они это оценят! В одном из следующих материалов мы расскажем о том, почему очень важно, чтобы всем сотрудникам компании было удобно работать в системе.
Итак, в сегодняшней статье мы поверхностно рассмотрели несколько важных аспектов при выборе системы электронного документооборота: гибкость, стоимость владения и безопасность. В следующих материалах мы вернемся к другим аспектам выбора систем автоматизации бизнес-процессов на примерах XPages Dynamic.
О готовом бизнес-решении XPD Документооборот читайте в соответствующем разделе.
Если у вас возникли к нам вопросы, мы всегда рады общению. Пишите на электронную почту или в социальных сетях:
xpagesdynamic@gmail.com
facebook.com/intersoftdn
twitter.com/intersoftdn